文書管理システム

文書管理システムとは、企業や団体、自治体などの組織内で所有している文書データを管理するシステムのこと。DMS（Document Management System）とも呼ばれます。

主な機能は電子化された文書の保管やその検索、文書の変更履歴や所在を記録・管理することなどが挙げられますが、実際には組織のニーズに応じた様々な仕様で構築されています。このシステムの前段階として文書電子化（スキャニング）やOCR処理が必要となってくるのです。

ニーズが様々な分、市販の文書管理システムにもタイプがあり、単に『文書管理を効率化したい』という情報だけでは最適なシステムを選ぶことはできません。まずは自社の課題が何なのか、文書管理システムによって何を解決したいのか明確にし、その後いきなり全社へ導入するのではなく試験的な運用でスモールスタートを行い検討するのが良いでしょう。

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